Buat Perubahan dalam Organisasi

Pemahaman yang keliru tentang tanggung jawab sosial perusahaan atau corporate social responsibility (CSR) dari jajaran pemimpin (board of directors) akan mempersulit perusahaan untuk maju secara strategis.

Mengubah mental model seseorang tidaklah mudah, apalagi mengubah mental model pemimpin. Bila mental model para pemimpin perusahaan tentang CSR hanyalah sebagai program bagi-bagi laba, fokus perencanaan CSR hanya untuk melaksanakan proyek-proyek yang tidak berhubungan dengan bisnis utama perusahaan, seperti pemberian donasi, sponsorship, beasiswa, atau pembangunan sarana fisik bagi masyarakat. Akibatnya, perusahaan akan merasa tidak mendapat untung sama sekali dari program CSR-nya.

Tata kelola yang baik sejatinya merupakan bagian dari CSR, yang bisa dilakukan sepanjang “rantai-nilai” perusahaan atau SIPOC: Supplier (pemasok), Input (sumber daya), Process (proses produksi), Output (produk/jasa), dan Customer (pelanggan). Jadi, dana CSR bisa diambil dari biaya operasional yang kelak bisa memberi manfaat bagi perusahaan karena dapat mengurangi biaya pajak.

Di samping itu, ada sejumlah manfaat lain CSR, seperti meningkatkan harga saham, menurunkan biaya hukum/perizinan, dan menurunkan risiko bisnis. Bayangkan, reaksi pemimpin perusahaan jika mendengar seorang bawahannya menyampaikan konsep CSR tersebut, termasuk bahwa cakupan CSR lebih luas daripada Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Pemaparan tersebut akan sangat bertentangan dengan persepsi para pemimpin perusahaan selama ini tentang CSR. Apalagi, jika konsep tersebut datangnya dari bawahan. Banyak pemimpin perusahaan yang pikiran dan hatinya tertutup terhadap masukan karyawan, karena mereka merasa lebih tahu dan lebih bijak dibanding bawahannya.

Reaksi atas Perubahan

Setiap orang, termasuk para pemimpin, umumnya akan bereaksi jika dihadapkan pada perubahan signifikan dalam organisasi. Menurut Scott dan Jaffe (1988), reaksi terhadap perubahan akan terdiri dari empat tahap, yakni penolakan awal, perlawanan, penyelidikan bertahap, dan pada akhirnya komitmen.

Penolakan terjadi karena perubahan menjadikan sesuatu yang dulunya (dianggap) dikenal menjadi sesuatu yang tidak dikenal. Perubahan memaksa pemikiran seseorang keluar dari area nyaman. Hal ini menimbulkan kekhawatiran, sehingga terjadi penolakan sebagai suatu bentuk pertahanan diri. Hal inilah yang dapat menghalangi individu beradaptasi dengan perubahan.

Biasanya, penolakan atas suatu konsep CSR yang baru disebabkan kekhawatiran akan adanya tambahan pekerjaan baru, yang berarti tanggung jawab baru. Apalagi, jika perusahaan belum tahu cara mengukur kinerja CSR sehingga tidak mencantumkannya dalam Key Performance Indicator (KPI). Jadi, pelaksana merasa sama sekali tidak mendapatkan insentif saat melakukan CSR. Mereka tidak sadar bahwa melaksanakan CSR sudah dan dapat dilakukan dalam ruang lingkup pekerjaan sehari-hari.

Mental model seseorang mencerminkan persepsinya atas suatu realitas (Brunswik, 1956). Persepsi ini yang menuntun seseorang dalam bertindak. Jadi, salah persepsi berakibat pada kesalahan bertindak. Seseorang yang berinisiatif membuat perubahan harus mempunyai strategi agar perubahaannya terwujud, terutama jika mengubah mental model atasan. Apalagi, masing-masing individu dalam perusahaan mempunyai kemampuan dan kemauan berbeda dalam beradaptasi dengan suatu perubahan.

Perlu Intervensi

Mewujudkan perubahan perlu suatu intervensi. Intervensi dapat terdiri dari dua tahap. Tahap awal adalah “intervensi berdasarkan informasi” dan tahap berikutnya adalah “intervensi berdasarkan konseling”.

Tahap pertama dapat dilakukan dengan memberikan informasi kepada pemimpin perusahaan/individual untuk menciptakan kesadaran dan pemahaman atas suatu konsep yang baru. Informasi yang diterima baik akan dapat mengubah motivasi dan perilaku.

Tahap intervensi berikutnya adalah konseling. Tahap ini berfokus pada aktivitas yang didesain untuk membantu individu/kelompok untuk menganalisis, mengartikan, dan memahami mekanisme penolakan mereka, yang sangat signifikan memengaruhi persepsi dan motivasi untuk berubah.

Balogun dan Hope Hailey (2004) meneliti tingkat kegagalan perubahan pada organisasi/perusahaan besar di dunia mencapai 70 persen. Penyebabnya adalah kurangnya strategi dalam melakukan perubahan.

Perubahan merupakan bagian dari strategi bisnis. Terdapat banyak rekomendasi langkah-langkah melakukan perubahan. Salah satunya terdiri dari tujuh langkah (Luecke, 2003), yang dalam tulisan ini disesuaikan dengan konteks CSR.

Tujuh Langkah

Pertama, memobilisasi energi dan komitmen melalui identifikasi persoalan CSR serta solusinya. Misalnya, mengadakan dialog dengan pemimpin perusahaan, atau mengusulkan adanya pelatihan eksekutif tentang CSR bagi para pemimpin dan manajer, serta membuat manual CSR.

Kedua, mengembangkan visi CSR bersama-sama. Misalnya, meminta pelatihan untuk memfasilitasi para pemimpin merumuskan visi CSR. Ketiga, mengidentifikasi kepemimpinan dalam CSR, yakni membuat komite CSR yang bertanggung jawab kepada Chief Executive Officer (CEO) atau presiden direktur. Keempat, berfokus pada dampak dari aktivitas CSR, bukan jumlah aktivitasnya. Jadi, keberhasilan CSR diukur bukan dari output tetapi outcome.

Kelima, mulai perubahan dengan mengundang inisiatif CSR dari semua departemen. Jadi, program CSR bukan hasil dikte dari atasan. Keenam, buat sistem penghargaan atas prestasi CSR, misalnya memperhitungkan dalam KPI. Ketujuh, buat strategi untuk memonitor dan mekanisme respons jika ada persoalan yang muncul pada proses pelaksanaan perubahan.

Dengan demikian perubahan harus dipandang sebagai sebuah proses belajar, bukan semata-mata metode mengubah cara perusahaan beroperasi. Pendekatannya melalui emergent approach, dengan mempersiapkan individu untuk berubah, dan memfasilitasi/mendampingi mereka dalam melakukan perubahan. Kuncinya, pemimpin harus mempunyai kemauan untuk membuka pikiran (open mind), membuka hati (open heart), dan membuka kehendak untuk melakukan perubahan (open will).

*) Penulis adalah pendiri dan Direktur Program MM-CSR di Universitas Trisakti

Artikel ini dapat pula dibaca di http://cetak.shnews.co/web/read/2013-05-01/11579/buat.perubahan.dalam.organisasi#.UYi3DKKmhJ5